Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan Nasjonalt kunnskapssener om vold og traumatisk stress (NKVTS) samler inn og behandler personopplysninger.

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som direkte og indirekte kan knyttes til en enkeltperson. NKVTS har Norsk senter for forskningsdata (NSD) som personvernombud.

Behandlingsansvarlig og personvernombud

NKVTS ved direktøren er behandlingsansvarlig for senterets behandling av personopplysninger. Det vil si at NKVTS er ansvarlig for hva slags opplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler som brukes til dette, at bruken og behandlingen av slike opplysninger følger lov om behandling av personopplysninger, og at de berørte får innfridd sine rettigheter til innsyn i de registrerte opplysningene og til endring og sletting av opplysninger.

Norsk senter for forskningsdata (NSD) er NKVTS sitt personvernombud. Personvernombudets stilling og oppgaver utføres i henhold til personvernforordningen, og skal påse at kravene til personvern i behandling av personopplysninger om registrerte blir oppfylt. Alle henvendelser vedrørende personvern kan sendes til NKVTS som behandlingsansvarlig: personvern@nkvts.no, eller til personvernombudet: lasse.raa@nsd.no.

Når samler NKVTS inn personopplysninger?

NKVTS behandler personopplysninger enten fordi vi har grunnlag i lov eller forskrift, eller fordi vi har fått samtykke fra den det gjelder, eller på grunnlag av avtale og berettigede interesser. I hovedsak behandler vi personopplysninger i følgende tilfelle:

  • Personopplysninger om deg inngår i datamateriale i forskningsprosjekt hos oss.
  • Du er ansatt eller utfører oppdrag for NKVTS.
  • Du er deltaker i tiltak vi leverer.
  • Du representerer en oppdragsgiver til oss eller en som finansierer forskningen vår.
  • Du eller selskapet du er ansatt i har en tilknytning til, eller er kunde hos oss.
  • Du har vært i kontakt med, eller samarbeider med forskere hos oss.
  • Du har deltatt på kurs, seminar, arrangement, workshop eller annet arrangement hos oss.
  • Du abonnerer på nyhetsbrev.
  • Du besøker vår hjemmeside.
  • Du har søkt jobb hos oss.
  • En jobbsøker har angitt deg som referanse.
  • Du har tilgang til systemer eller lokaler hos oss.
  • Du har fått utbetalt honorar eller refusjon fra oss.
  • Du er leverandør til oss eller har levert tilbud til oss.

Formål med innsamling og oppbevaring av personopplysninger

Formålet med innsamling og oppbevaring av personopplysninger vil framgå av informasjonsskriv til registrerte i forskningsprosjekter. Når det gjelder personopplysninger om ansatte så vil det framgå i personalhåndboka.

Behandling av personopplysninger om ansatte

Informasjon om hvordan NKVTS behandler personopplysninger om ansatte finnes i personalhåndboka som ligger på passordbeskyttet side på NKVTS intranett.

Behandling av personopplysninger i forskning

Bruk av forskningsdata som inneholder personopplysninger er regulert av personopplysningsloven. Hvis materialet er knyttet til helse, så er forskningen også regulert av helseforskningsloven og forskningsetikkloven. Som hovedregel vil alle registrerte i forskningsprosjekter bli informert om hvilke opplysninger som samles inn, for hvilke formål de skal behandles, hvor lenge de lagres og hvem de evt. deles med (for anonyme undersøkelser lagres det ingen personopplysninger). NKVTS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det vi angir i den informasjonen vi gir alle deltakere i et forskningsprosjekt. Det lovlige grunnlaget for å behandle personopplysninger i forskning vil også fremkomme i informasjonsskriv når man blir invitert til å delta i et forskningsprosjekt eller studie. Som hovedregel vil innsamling av personopplysninger ha basis i samtykke fra deltakere, eller i allmenhetens interesse.

Før prosjektet starter blir sikkerheten ved innsamling, behandling og oppbevaring, forpliktelser til å slette eller anonymisere ved en sluttdato, og rettighetene til informanter vurdert og kvalitetssikret av NSD. Videre blir alle prosjekter som samler inn helsedata vurdert og kvalitetssikret av Regional komité for forsknings- og helsefaglig etikk (REK).

Informasjonssikkerhet og sikker behandling av personopplysninger i våre forskningsprosjekter blir fulgt opp av vår personvernrådgiver, personvernombudet og i våre systemer for internkontroll.

Alle som samtykker til å dele personopplysninger i et forskningsprosjekt vil få egen kontaktinformasjon for det aktuelle prosjektet.

Personopplysninger om enkeltpersoner som ikke deltar i forskning:

Nyhetsbrev

Når du melder deg på vårt nyhetsbrev, ber vi deg oppgi navn, e-postadresse og arbeidssted. Vi lagrer din e-postadresse for å sende ut nyhetsbrev, og ditt arbeidssted for oversikt over hvilke målgrupper vi når ut til. Opplysningene registreres i skjemaet på nkvts.no og lagres i vår passordbeskyttede nyhetsbrevliste. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du finner lenke til avmelding nederst i hvert nyhetsbrev.

For å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg, og eventuelt få disse slettet kan du sende en forespørsel til webredaktør.

Arrangementer

Ved påmelding til våre kurs eller seminarer samler vi inn personopplysninger som er nødvendige for å kunne administrere og gjennomføre slike arrangement. Det rettslige grunnlaget for dette er avtale etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Vi vil også kunne dele dine personopplysninger med eksterne foredragsholdere, kursarrangører eller andre underleverandører som bistår i forbindelse med seminaret når dette er nødvendig. Eksempelvis vil nødvendige opplysninger oversendes til hotell om vi skal stå for reservasjon av hotellrom for deg. Eksterne foredragsholdere kan få liste over deltakere for eventuelt å kunne tilpasse foredrag til sammensetning av deltakere.

Personopplysningene slettes en måned etter at seminar er gjennomført, uansett om behandlingsansvarlig er NKVTS eller en underleverandør.

Har du meldt deg på et arrangement, lagrer vi din e-postadresse for å kunne ta kontakt om praktisk informasjon om arrangementet du har meldt deg på, og for utsendelse av evalueringsskjema. Har du også meldt deg på vårt nyhetsbrev, sender vi nyhetsbrev til oppgitte e-postadresse. Opplysninger om ditt arbeidssted lagrer vi for å holde oversikt over hvilke målgrupper vi når ut til.

Opplysningene registreres i skjemaet på nkvts.no og lagres i vår passordbeskyttede publiseringsløsning. De slettes etter at arrangementet er evaluert, senest etter en måned fra arrangementet er avholdt.

Ved våre offentlige arrangementer vil det bli gjort opptak av presentasjoner. Eksterne inviterte innledere blir informert om dette på forhånd. Opptakene blir lagt ut på våre nettsider under NKVTS-TV.

For å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg, og eventuelt få disse slettet kan du sende en forespørsel til webredaktør.

Bestilling av materiell

På nettsiden kan du bestille forskningsrapporter og andre publikasjoner fra NKVTS. For at vi skal kunne sende deg materiellet du ønsker må du oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Det rettslige grunnlaget for dette er avtale, jfr. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Med unntak av navn på virksomhet og antall bestilte enheter sletter vi alle personopplysninger når materiellet er sendt innen tre måneder. Opplysningene som beholdes benyttes for statistikkformål.

Informasjonskapsler (cookies)

NKVTS er også ansvarlige for cookies. Alle hjemmesider vi er ansvarlig for, samler cookies. NKVTS bruker ulike analyseverktøy som lagrer små tekstbiter som kalles informasjonskapsler eller cookies i nettleseren din. Disse informasjonskapslene lagres i nettleseren for hver side du besøker. NKVTS bruker dette først og fremst til analyse og statistikk, men også for å kunne tilby tilpasset innhold. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger og vi kan ikke finne ut hvem du er ut fra denne informasjonen.

Det vil stå informasjon om dette på de enkelte undernettstedene. Lov om elektronisk kommunikasjon av 2013 (ekomloven) § 2-7b regulerer bruk av informasjonskapsler/cookies.

Les mer om hvilke cookies vi samler inn på dette nettstedet.

Rekruttering og ansettelser

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV. Søknader mottas per e-post. Søknadsbehandlingen følger intern rutine der det utarbeides søkerlister og en innstilling. Søkere informeres om NKVTS sine rutiner på personvernområdet. Behandlingsgrunnlaget er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad, jf. Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med din jobbsøknad, og vi kan da ikke lenger vurdere deg som kandidat til jobb hos oss.

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i NKVTS. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen ett år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.

Kommunikasjon med NKVTS

Kommuniserer du med oss via e-post, lagres det personopplysninger i våre systemer for e-post. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse etter personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f. NKVTS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet i virksomheten. Hver enkelt medarbeider er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng og for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post.

Når det gjelder telefonsamtaler har alle ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet, eller så lenge vi er pålagt å lagre dem i henhold til gjeldende lovverk.

Saksbehandling og arkiv

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. NKVTS er ikke omfattet av arkivloven.

Opplysninger om underleverandører

Kontaktpersoner hos underleverandører registreres i mange tilfeller i våre systemer. Det er navn, stilling, e-post og mobilnummer. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse etter personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Dersom disse opplysningene er en del av tilsendt faktura eller bilag, vil de bli lagret i hht bokføringsloven, minimum 5 år sammen med regnskapsmaterialet. Opplysninger om kontaktpersoner blir i enkelte tilfeller også lagret i interne oversikter på intranett. Det rettslige grunnlaget for dette personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Opplysninger om eksterne honorar- og refusjonsmottakere

Ved utbetaling av timelønn, reiseregninger for ikke-ansatte, og refusjoner for ikke-ansatte, leveres det bilag på papir. Disse inneholder personopplysninger. Det rettslige grunnlaget er avtale etter personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Fra 2019 oppbevares papirer av denne typen i egen nedlåst perm. Refusjoner kan i enkelte tilfeller også oppbevares sammen med fakturaer. Fra 2020, vil refusjonsbilag kun oppbevares elektronisk, likeledes faktura av andre slag. Timelister og manuelle reiseregninger oppbevares i nedlåst perm, og slettes når det ikke lenger er nødvendig for formålet de ble innhentet for (og det ikke foreligger annen rettslig forpliktelse til å lagre det videre), jf. Personvernforordningens artikkel 17.

Eksterne nettsider/portaler som driftes av NKVTS

NKVTS drifter nettportalen dinutvei.no og kampanjen plikt.no. Informasjon om hvordan personopplysninger blir behandlet på disse plattformene finner du her:

Dinutvei.no: https://dinutvei.no/nettlesing-uten-spor/

Plikt.no: https://plikt.no/personvern/

Rettigheter

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger. NKVTS har plikt til å legge til rette for at brukere får oppfylt rettighetene sine på en enkel måte. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen en måned etter at henvendelsen din ble mottatt av NKVTS. Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til behandlingsansvarlig: personvern@nkvts.no, eller til personvernombudet: lasse.raa@nsd.no. Ønsker du å vite hvilke opplysninger om deg som er lagret, og eventuelt få disse slettet, kan du henvende deg til personvern@nkvts.no.

Det følgende er dine rettigheter:

Rett til innsyn:

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg.

Rett til retting:
Du kan kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige

Rett til sletting:

Under visse omstendigheter har du rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

Rett til begrensning:

Under visse omstendigheter har du rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til å protestere:

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Rett til dataportabilitet:

Dersom vi behandler personopplysninger om deg på grunnlag av samtykke eller avtale, har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med NKVTS, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon

Rett til informasjon:

All innsamling av personopplysninger skal informeres om før de samles inn. All informasjonen den registrerte trenger finnes i denne personvernerklæringen. For ansatte og registrerte i forskningsprosjekter ved NKVTS foreligger det egne personvernerklæringer/informasjonsskriv. Den registrerte har rett til å få informasjon om hvordan deres opplysninger blir behandlet, hvilke konsekvenser behandlingen kan ha, hvilke rettigheter han eller hun har og hvordan disse rettighetene kan tas i bruk.

Om lagringstid

NKVTS lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn for.

Personopplysninger som lagres i tilknytning til forskningsprosjekter lagres i henhold til de rammer som gjelder for forskningsprosjektet (og i henhold til tilrådinger fra NSD (Norsk senter for forskningsdata) og REK (Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk). Vi vil alltid opplyse deltakere i våre forskningsprosjekter om lagrings- og oppbevaringstid for opplysninger som samles inn for forskningsformål. Se over under punkt 2. Forskningsprosjekter.

Sikkerhetstiltak

NKVTS har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. NKVTS har etablert et eget styringssystem (internkontroll) for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet fysisk sikkerhet (adgangsbegrensning til våre lokaler, brannsikre safer, låste arkivrom med adgangsbegrensning, kryptering av utstyr med mer), sikkerhet i IT-systemer, risikostyring. Vi gjennomfører regelmessig kontroll og vurderinger av sikkerheten i våre systemer.

Overføring av personopplysninger til tredjepart

NKVTS vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:

Nødvendig bistand fra underleverandører

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse

NKVTS vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området

NKVTS overfører i utgangspunktet ikke dine personopplysninger utenfor EØS-området. Imidlertid kan en slik overføring være nødvendig i tilknytning til gitte forskningsoppdrag, for klart definerte forsknings- eller behandlingsformål.

Enhver overføring til land utenfor EØS-området vil skje med grunnlag i de lovlige grunnlag for overføring av personopplysninger som personvernforordningen stiller opp.

Vi vil alltid opplyse om slik overføring for det/de forskningsprosjekt eller behandlingsformål dette kan være relevant for før eventuell overføring finner sted.

Klageinstans

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.

Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/

Kontaktinformasjon

Du kan rette spørsmål til behandlingsansvarlig på denne adressen: personvern@nkvts.no, og til personvernombudet på denne: lasse.raa@nsd.no.

Alle forskningsprosjekter som innhenter samtykke vil også opplyse om kontaktinformasjon til prosjektets leder eller koordinator.